CANVAProの年会費節約のために、５人でチームを作成して利用しているユーザーさんは多いですよね。しかしユーザーの入れ替わりなどで、チームからそのまま削除すると、削除されたメンバーが作成したデータが使えなくなります。
個人で作成したデータだとしても、脱退したアカウントには残りません。
先日5人のチームで使っていたチームメンバーを削除してしまい、データも見られなくなったと問い合わせがありました。
いろいろ調べたところ、解決策が見つかり無事にデータ以降までできたので備忘録として書いています。
CANVAProチームを抜けるとデータが見れなくなる
CANVAチームから削除されると、削除されたチームメンバーは自分が作成したデータを見ることができなくなります。
これはCANVAチームで作成したデータのアクセス権がなくなるためです。
個人アカウントに移行しても、データを編集するためには事前に準備が必要。
アクセス権の準備なくユーザーを削除した場合は、もう一度チームに入れるとデータを見ることができます。
ただし、データの保存期間は14日間なので、これを超えてしまうと作成データは消えてしまうので注意してください。
CANVAチームのアクセス許可権限を変更する
チームから脱退してもデザインを保持するには、事前にアカウント管理者がチームのアクセス権限を許可する必要があります。
設定（歯車マーク）→アクセス許可→チームのコンテンツ→所有権の移行を有効化
所有権の許可をするときは、コンテンツをコピーできる人を「すべてのメンバー」にしておきましょう。
もともと管理者からはそれぞれのアカウント内で作成したコンテンツを見ることができないため、脱退するメンバー自ら移行してもらう必要があります。
所有権の移行は設定してすぐには反映できない
注意したいのは所有権の移行が有効化されるまで「5日間」かかることです。
設定日に作業できないので、急ぐ場合は前もって設定しておくといいでしょう。
所有権の移行許可後にやること
チーム内で作成したデータを個人アカウントに移行するには、共有リンクの発行をします。
アカウントが同じでも、チームから脱退するとデータの一括移行ができません。面倒ですがひとつずつデータの移行をするしかないです。
共有→リンクを知っている全員を選び、編集可でリンクをコピーする→個人アカウントにログインしてからリンクを開き、コピーを作成する
共有リンクそのままで作業すると、元データが消された時に消えてしまいますので、かならず「コピーを作成」してから使うようにしてください。
コピーを作成が面倒な時（例えば作成したデータが多い時）は、共有リンクではなく「ブランドテンプレート」からリンク発行しましょう。
コピーを作成しなくても、開いたアカウントのデータとして取り込まれます。
CANVAチームから削除してもチームにデータを残す場合
管理者がチームメンバーを削除する時に、2つの選択肢が与えられます。
- デザインを転送してからチームから削除する
- チームからの削除のみ行う
データをチーム内のメンバーに引き継ぐ形で残したい場合は「デザインを転送してからチームから削除する」を選びましょう。
チーム側にデータの引き継ぎをしない場合は下の「チームからの削除のみ行う」でOKです。
CANVAforTeamsからメンバーを削除するときの注意点まとめ
複数人とCANVAProを利用する場合、チームメンバーの入れ替わりが発生することがあります。
事前準備なしで削除してしまうと、削除されたメンバーが作成したデータはチーム用のデータとみなされて消えてしまいます。きちんとメンバーが作成したデータを個人アカウントに移行してから削除するようにしましょう。
- CANVAチームのアクセス権限を許可
- 離脱するメンバーは各自で自分の個人アカウントにデータをコピーする
- 管理者がメンバー削除をする
この手順を踏めば、メンバー離脱後も自分が作成したデータを手元に残すことができます。
チーム削除後のデータ保存期間は14日間、データのアクセス権限が反映されるまで5日間かかるので余裕を持って作業してくださいね。